English
Når rekrutteringsprosessen går inn i kandidatfasen, blir håndteringen av søknader og evalueringen av kandidatene avgjørende for å sikre at de mest kvalifiserte personene blir valgt
Dette trinnet involverer både administrasjon, utvelgelse og intervjuing, og er en mulighet til å skape en positiv opplevelse for kandidatene.
I denne artikkelen vil jeg komme nærmere inn på hvordan man best kan håndtere disse elementene.
Effektiv administrasjon danner grunnlaget for en vellykket kandidatprosess, og mottak av telefonhenvendelser spiller en sentral rolle i denne administrasjonen.
Det er smart å etablere klare rutiner for håndtering av henvendelser fra potensielle kandidater, da god kommunikasjon kan bidra til å skape et positivt inntrykk av selskapet.
Jeg har alltid jobbanalysen lett tilgjengelig, slik at jeg kan svare på spørsmål når en kandidater tar kontakt.
I tillegg benytter jeg anledningen til å kartlegge kandidatens kvalifikasjoner. Dette setter kandidatene pris på, og det gir meg tid og mulighet til å gi uformelt avslag til dem som ikke møter minimumskravene, samtidig som jeg kan oppfordre åpenbare kandidater til å fortsette i prosessen.
Når det gjelder mottak av e-post og søknader, er det viktig å ha et system for å organisere innkommende kommunikasjon. Et slikt system bidrar til en smidig prosess, og det er avgjørende at søknadene registreres og vurderes innen fastsatte tidsfrister.
Jeg liker å utarbeide maler for hver prosess, slik at alle kandidater mottar en e-post som informerer om prosessen med en tentativ plan
Etterfølgende vil kandidatene motta statusoppdateringer via e-post, SMS eller telefon om den pågående prosess. Dette gir meg arbeidsro og skaper et godt samarbeidsklima mellom meg og kandidatene.
Å gi tilbakemelding til kandidater som ikke kvalifiserer seg, er en viktig del av rekrutteringsprosessen. Det er nødvendig å være respektfull og profesjonell i avslagene, da dette også reflekterer selskapets kultur og verdier.
Jeg foretrekker å sende avslag fortløpende til de kandidatene som åpenbart ikke er kvalifisert, med en begrunnelse for hvorfor de ikke er aktuelle for den spesifikke stillingen, ofte relatert til relevant erfaring i forhold til kompetansekravene.
Søkere fra utlandet får alltid høflige avslag med en forklaring på hvorfor de ikke er aktuelle, samt anbefalinger om hvem de kan kontakte i internasjonale rekrutteringsselskaper. Dette er malverk som er enkle å sette opp, men som betyr mye for kandidatene.
De kandidatene som fyller kravene, bør innkalles til intervju. Her er det viktig å gi dem informasjon om prosessen fremover, samt nødvendige detaljer om tid, sted og forberedelser til intervjuet.
Utvelgelsen av kandidater krever en grundig og systematisk vurdering ut fra jobbanalysen
Denne fasen omfatter en detaljert evaluering av hver kandidat basert på kravspesifikasjonen. Det er viktig at vurderingen fokuserer på hvor godt kandidatene oppfyller kvalifikasjonskravene, og at andre kvalifikasjoner ikke prioriteres før de essensielle kravene er tilfredsstilt. En systematisk tilnærming sikrer rettferdighet og objektivitet i prosessen.
Før intervjuene kan det være fornuftig å utføre en telefonvurdering for å avklare eventuelle spørsmål, samtidig som man får mulighet til å danne seg et førsteinntrykk av kandidatens kommunikasjonsferdigheter og motivasjon.
Dette kan være avgjørende for å avdekke forhold som ikke nødvendigvis kommer frem i CV eller søknadsbrev, som når en kandidat har søkt på en stilling lokalisert langt fra sin nåværende bolig, noe som kan reise spørsmål om pendling og tilgjengelighet.
Ikke legg disse kandidatene i Nei-bunken før du har sjekket dette
Det samme gjelder språk – ta en telefon og lytt til om de kan kommunisere godt på norsk. Ikke anta, sjekk! Her kan det ligge gull.
Jeg liker selv å sende ut en SMS i forkant for å informere om at jeg ønsker en kort prat på telefonen, og avtaler et tidspunkt for når jeg ringer. Det gir kandidaten mulighet for å finne et egnet møterom for å besvare en hyggelig men uventet samtale.
En velutviklet intervjuplan er nøkkelen til å sikre en effektiv og informativ intervjuprosess
Basert på vurderingen må det utvikles en grundig intervjuplan. Denne planen bør inkludere både spørsmål som skal stilles og temaer som skal dekkes under intervjuene.
Jeg sender alltid ut en møteinvitasjon til kandidatene i forkant av møtet, inkludert en detaljert agenda som gir dem nødvendig informasjon om hvem de vil treffe i møte, hvor og når møtet finner sted, samt strukturen for intervjuet. Dette sikrer at kandidatene er best mulig forberedt.
Intervjuprosessen er kanskje det mest kritiske trinnet i rekrutteringsprosessen. Gjennomføringen av et vellykket intervju krever god forberedelse og en strukturert tilnærming.
Jeg starter prosessen med et innledende møte der jeg presenterer selskapet jeg representerer, stillingen og forventningene som følger med den.
Dette møtet gir kandidaten en klar forståelse av de tilgjengelige mulighetene og setter rammen for videre samtaler. I denne fasen går jeg også gjennom kandidatens bakgrunn for å få en bedre forståelse av deres erfaring og kvalifikasjoner.
En grundig gjennomgang av kandidatens dokumentasjon er viktig, da dette gir innsikt i deres erfaring og kvalifikasjoner. Det er nødvendig å være godt forberedt. Har de gjennomført en grad, eller har de fulgt et program uten avsluttende eksamen?
Det er også relevant å vurdere om deres erfaringer fra tidligere jobber er relevante for stillingen de søker på. Denne analysen bidrar til å danne et helhetlig bilde av kandidatene, noe som gir et bedre grunnlag for å vurdere deres egnethet til den aktuelle stillingen.
For å vurdere kandidatenes atferd og kompetanse benytter jeg strukturerte spørsmål og teknikker som gir verdifull innsikt i hvordan de vil prestere i rollen.
Inkludering av tester for å vurdere faglig kompetanse er en annen viktig del av seleksjonsprosessen, da disse testene gir ytterligere data som styrker beslutningsgrunnlaget for kandidatenes egnethet.
Det er viktig at kandidaten får god informasjon om testene, hva testene måler, og hvordan de kan forberede seg best mulig
Jeg bruker DNV-godkjente arbeidstester som vurderer personlighet, motivasjon og interesser, samt ferdighetstester fra AON Solutions for en mer helhetlig vurdering av kandidatene.
Vær åpen om resultatene og gi kandidaten rom for å dele sine opplevelser av testene gjennom en nøye og god gjennomgang
Har dere som selskap ikke tilgang til denne typen verktøy, kan det være lurt å benytte eksterne rådgivere for en sluttvurdering. Dette sikrer at alle finale kandidater vurderes rettferdig og med de samme kriteriene.
For å sikre en rettferdig vurdering av kandidater er det viktig å gjøre en benchmarking opp mot kriteriene som er gitt i jobbanalysen. Dette innebærer å bruke de spesifikke kvalifikasjonskravene og forventningene som er definert i jobbanalysen som en referanseramme under hele vurderingsprosessen.
Ha en åpen dialog om kandidatens forventninger knyttet til lønn, ansvarsområder og arbeidsmiljø for å sikre en god match og unngå misforståelser i rekrutteringsprosessen.
Jobbanalysen som beskriver rammevilkårene gir oss innsikt i vår evne til å imøtekomme kandidatenes forventninger. Den bør klart redegjøre for forhold som bonusordninger, pensjon, forsikringsdekning og lønnsbetingelser. Ved å sette tydelige forventninger fra begynnelsen, legger vi til rette for et solid grunnlag for gjensidig samarbeid.
Under intervjuet er det også viktig å vurdere kandidatens soft skills og motivasjon. Kartlegging av kandidatens motivasjon og ambisjoner for både stillingen og selskapet de søker til er vesentlig, da det gir en indikasjon på om de vil være motivert og engasjert i stillingen.
Prioriter kandidater med god kulturell tilpasning og genuin interesse for selskapets oppdrag
Kandidatfasen i rekrutteringsprosessen er avgjørende for å finne den beste matchen for stillingen. Ved å implementere velorganiserte administrative prosedyrer, en grundig seleksjonsprosess, og profesjonelt gjennomførte intervjuer, kan organisasjoner effektivt tiltrekke og identifisere de mest kvalifiserte og egnede kandidatene.
En strukturert tilnærming bidrar til å skape en positiv kandidatopplevelse, som igjen reflekterer selskapets kultur og verdier.
Det er viktig å huske at hver fase av prosessen krever omsorg og oppmerksomhet for detaljer, fra administrasjonen av søknader til den endelige vurderingen av kandidater.
En dyktig rekrutteringsrådgiver vil ikke bare presentere kandidater, men også gi verdifulle råd og støtte gjennom hele prosessen, både til kandidaten og til selskapet.
I den neste artikkelen vil jeg se nærmere på testing av kandidater og hvordan bruken av tester og referansesjekk kan styrke utvelgelsesprosessen.
Følg med for mer innsikt i hvordan du kan optimalisere rekrutteringsprosessen i din organisasjon!
